📱 ¿Qué es el Inbox o Centro Conversacional?
Hemos habilitado en Inmovilla un apartado especial donde podemos visualizar todas nuestras conversaciones con clientes. Este centro conversacional nos permite gestionar la comunicación únicamente con los contactos que tenemos registrados en nuestra base de datos.
🔒 Privacidad y Seguridad: Por políticas de seguridad, cada agente solo puede ver sus propias conversaciones vinculadas a su número móvil. No hay permisos de visibilidad cruzada entre usuarios, garantizando así la confidencialidad de las comunicaciones.
Además de las conversaciones con clientes, también aparecerán en este apartado las comunicaciones vía chat que mantengamos con otros agentes de nuestra oficina.
📲 Inbox de WhatsApp
Para acceder a nuestro centro conversacional mediante el canal de WhatsApp, debemos dirigirnos al inbox:
Ubicación del acceso al Inbox de WhatsApp
En el inbox de WhatsApp podemos acceder a nuestras conversaciones como si usáramos nuestra propia aplicación de WhatsApp, pero exclusivamente con los contactos registrados en Inmovilla. Para utilizarlo, primero debemos vincularlo a un teléfono que debe ser utilizado por un único agente.
Las conversaciones que enviemos entre cliente y agente desde este teléfono vinculado serán visibles únicamente por nuestro usuario, ya que cada agente tiene su propio canal dentro del centro conversacional.
⚡ Sincronización en Tiempo Real: Al comunicarnos por este medio, es como si lo hiciéramos desde nuestro propio WhatsApp. Los registros que realicemos desde nuestro móvil se enviarán y aparecerán instantáneamente en el centro conversacional, y las respuestas de los clientes las veremos también en la misma herramienta, manteniendo así el hilo completo de la conversación.
🔗 ¿Cómo vinculamos nuestro móvil al Inbox de WhatsApp?
Primero, contratamos el servicio desde el Marketplace en Inmovilla. Es importante tener en cuenta que este servicio está asociado al agente y no a la agencia. Como agente, podemos contratar varias líneas y organizarlas según nuestras necesidades. El pago se efectúa por tarjeta y quedará asociado a la persona que realiza la compra.
Una vez contratado, accedemos al apartado de configuración y seguimos estos pasos para la vinculación:
- Abrimos WhatsApp® en nuestro teléfono
- Tocamos Menú ⠇ o Configuración ⚙️ y seleccionamos Dispositivos vinculados
- Tocamos Vincular un dispositivo
- Apuntamos nuestro teléfono hacia la pantalla para escanear el código QR
Pantalla de configuración con teléfono vinculado
✅ Vinculación Exitosa: Una vez que vinculamos nuestro teléfono, los contactos que tenemos dados de alta en Inmovilla aparecerán automáticamente en nuestro centro conversacional.
Vista de nuestros contactos en el inbox
⚙️ Qué podemos hacer desde el Inbox de WhatsApp
Nuestro inbox nos ofrece múltiples funcionalidades para gestionar eficientemente las conversaciones con nuestros clientes:
📌 Gestión de Conversaciones
Podemos destacar, archivar o eliminar una conversación. También tenemos la opción de hacer foco en la conversación, lo que hará que toda la pantalla muestre esa conversación en el momento en que marcamos esta opción:
Menú de opciones para gestionar conversaciones
📎 Envío de Adjuntos y Propiedades
⚠️ Nota Importante: El envío de propiedades desde el inbox no se considera un envío de cruces. Si la propiedad es un cruce del cliente y no lo forzamos manualmente, seguirá apareciendo en "no enviados" dentro del apartado de cruces.
Interfaz para enviar propiedades y archivos adjuntos
📊 Registro en Seguimientos
El sistema registra automáticamente cuando mantenemos conversación con un cliente. Aunque no podrá verse el contenido completo de la conversación por otros usuarios, sí quedará registrado que se mantuvo comunicación, cuándo se habló con esa persona desde el centro conversacional y de cuántos mensajes constó la última conversación.
Vista del registro de conversaciones en seguimientos
💡 Acceso Contextual: Al pulsar en este seguimiento, si somos el usuario que mantuvo la conversación, se nos abrirá directamente. Si somos otro usuario, se abrirá el centro conversacional general.
📋 Envío de RGPD
Podemos enviar el documento RGPD a un contacto directamente desde el inbox. Este envío se añadirá a una cola de envío y se procesará cada 10 minutos:
Opción para enviar RGPD a contactos
🏠 Envío de Cruces desde Propiedad o Demanda
En cuanto enviamos cruces desde este apartado, estos se trasladarán automáticamente a la pestaña de enviados. Los envíos se procesan en cola y se envían en bloques:
Interface de envío de cruces desde propiedades
Interface de envío de cruces desde demandas
🔴 Requisito Fundamental: Para poder enviar cruces, es necesario que la RGPD de WhatsApp esté aceptada. Si no está aceptada, se nos informará antes de realizar el envío.
⚠️ Sobre las Plantillas de Envío: El envío se realiza mediante plantillas configuradas. Hemos establecido varias plantillas que se alternan automáticamente para que cada envío parezca más humano y personalizado. Si modificamos algo de esta plantilla (añadir, eliminar o modificar texto), esta configuración se rompe y siempre se enviará lo que se ha modificado, quedando el envío más impersonal.
Ejemplo de plantilla para envío de propiedades
🛑 Sistema de Baja Automática
Si nuestro cliente no quiere seguir recibiendo propiedades, puede solicitar la cancelación de estos envíos simplemente escribiéndonos la palabra baja. Esta palabra debe ser única, no puede estar dentro de una frase. En cuanto la escriba, se procesará automáticamente la baja de su demanda, se desactivará la RGPD y los cruces se pondrán como descartados.
🤖 Opciones Automáticas y Ajustes Generales del Inbox
En la configuración de nuestro inbox disponemos de dos secciones importantes que facilitan nuestros envíos y comunicaciones con los clientes:
Panel de ajustes y automatizaciones del inbox
⚡ Automatizaciones Disponibles
Funciones Automáticas
- Nueva demanda asignada: Nos notificará cuando entre un lead asignado al agente que tiene configurado el inbox
- Resumen de la agenda del día: Cada día recibiremos una notificación con todo lo que tenemos programado para hoy
- Envío de cruces automáticos: Para usar esta opción, debemos activar también el permiso en Ajustes → Opciones → Ajustes de gestión automática. El sistema enviará automáticamente por WhatsApp propiedades que coincidan con el perfil de búsqueda del cliente
Configuración de gestión automática en ajustes
⏰ Sistema de Recordatorios
Podemos activar recordatorios personalizados, tanto de un resumen de la agenda del día como recordatorios específicos de nuestras visitas:
Opciones de recordatorios de visitas
🕐 Horario de Envíos: Es importante tener en cuenta que la cola del inbox se pausa desde las 20:00h hasta las 8:00h del día siguiente para evitar envíos en horarios que puedan molestar a nuestros clientes.
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