¿Cómo podemos ayudarte?

¿Para qué sirve la gestión de la RGPD en mi oficina?

Debido al cambio de la Ley de Protección de Datos, todas las agencias deberían de tener la confirmación por parte del cliente de la aceptación del envío de información. 

La gestión del RGPD en Inmovilla afecta directamente a los envíos de emails. Para gestionar el RGPD debes manejar 3 variables:

1. La confirmación de cada contacto {de si acepta o no emails}

2. Los permisos de cada usuario {a la hora de enviar emails}

3. Los permisos para toda la agencia

Para cada una de estas 3 variables deberás gestionar por separado dos tipos diferentes de emails:

a} Emails individuales - lo encontrarás como “envío de correo” {en Ajustes > Opciones} o “envío de propiedades” {en Contactos}; incluye emails individuales y emails automáticos relacionados al servicio solicitado por el Contacto: estadísticas de la propiedad para propietarios y Cruces {propiedades que encajan con la búsqueda del cliente} para las Demandas.

b} Newsletter - incluye los envíos masivos {cualquier email con más de 1 destinatario} y el envío automático de saludos de cumpleaños; son emails no directamente relacionados al servicio solicitado por el cliente, generalmente con finalidad de marketing, y que estarían más expuestos a recibir demandas legales por el RGPD.

 

Si un email no cumple las condiciones establecidas {1} para el Contacto específico, {2} para el Usuario que hace el envío y {3} para toda la agencia, el envío fallará.

¿Cómo configuro los permisos en cada apartado en referrencia a la RGPD?
 

1. Confirmación de cada contacto

- Según el RGPD, para que puedas enviar emails a un Contacto, sin que esta persona pueda hacer una demanda legal a tu agencia inmobiliaria, debes tener algún documento que respalde que esta persona aceptó previamente el envío de emails. En todos los demás casos el envío se hará bajo riesgo y responsabilidad de la propia agencia {no de Inmovilla}.

Recordar que según el acuerdo firmado con Inmovilla {“Contrato Encargado de Tratamiento”} tu agencia inmobiliaria es el Responsable del tratamiento de los datos de vuestros clientes e Inmovilla es solamente el Encargado del tratamiento de estos datos en cuanto apoyo como software de gestión {ver en Utilidades > Panel Avanzado > Contrato Encargado de Tratamiento}.

 

 

- Esta confirmación por parte del contacto puede ser física {un documento firmado} o digital.

- Esta confirmación debe ser hecha por cada cuenta de email, no por cada persona. De este modo, si un contacto cambia de email será necesario confirmar nuevamente si desea recibir emails de la agencia.

- Para cada Contacto la gestión de los “emails individuales” y los “newsletters” se hará de forma independiente.

- Encontraremos diversos estados en los que podemos categorizar el nivel de aprobación que este Contacto ha dado para el envío de emails individuales y de newsletter:

          Negativo:   {✕} 1. Rechazado

          Positivo:     {✓} 2. Validado Agencia

                             {✓} 3. Validado Cliente

                             {✓} 4. Validado desde Portal

          Intermedio: {?} 5. Pendiente

                             

{✕} 1. Rechazado - el cliente respondió al “email de confirmación” que no desea {emails individuales o newsletters} o algún usuario marcó manualmente en la ficha del Contacto que este cliente no desea recibir emails {individuales o newsletter}.

{✓} 2. Validado Agencia - algún usuario marcó manualmente que tiene la confirmación por parte de este Contacto. Esta opción se debe marcar si existe algún documento físico que respalda que el cliente ha aceptado el envío de emails.

{✓} 3. Validado Cliente - esta opción sólo se activa si el cliente responde directamente al "email de confirmación".

Inmovilla guarda un registro digital de en qué fecha, hora y desde qué IP se hizo esta confirmación. Puedes ver este registro presionando el botón “Historial” al lado del email del Contacto.

 

{✓} 4. Validado desde Portal - esta opción se puede activar manualmente o también automáticamente, cada vez que un contacto llegue desde un portal inmobiliario.

En general, los clientes ya deben aceptar digitalmente el tratamiento de sus datos en los portales inmobiliarios. Pero esto dependerá de cada portal específico. Si quieres obtener información exacta debes contactar directamente a los portales que utilizas. Para activar automáticamente esta confirmación debes ir a Ajustes > Opciones > RGPD y marcar la opción: “Deseo que a los clientes creados automáticamente procedentes de portales, se les asigne la opción validado desde portal”. No existe esta opción para los Newsletter, solamente para los emails individuales.

 

{?} 5. Pendiente- no hay ninguna información sobre este contacto, ni de que desea ni de que rechaza recibir emails {individuales o newsletter}

2. Permisos de cada usuario

- Se gestionan desde Ajustes > Usuarios > Ficha usuario > Permisos Avanzados

- En los “Permisos Avanzados” encontrarás la opción: “No enviar emails a clientes sin confirmar”. Al activar esta opción, este usuario específico solamente podrá enviar emails a clientes que estén confirmados que quieren recibir "emails individuales" o "newsletters", según corresponda. Este usuario sólo podrá enviar emails a contactos confirmados aunque el resto de la agencia tenga permiso para enviar emails a contactos en estados intermedios {“Activado sin confirmación” o “No marcado”}.

 

 

3. Permisos para toda la agencia

- Se gestionan desde Ajustes > Opciones > RGPD

- Debes definir por separado las opciones para “Envíos de correo” (emails individuales) y para “Newsletters”

- Define a qué contactos se le podrá enviar emails según lo que indique su ficha sobre su confirmación.

- Estas opciones afectan a todos los usuarios {a menos que un usuario tenga bloqueado enviar emails a clientes no confirmados, como vimos antes}.

- Para cambiar las Opciones debes antes darle a “Editar”.

- Opciones:

1. Envío de correos - afecta a los emails individuales. Permite enviar emails a los "estados intermedios". 

 En el caso de los "emails individuales", si está bloqueado en las Opciones del Sistema no se enviarán los emails automáticos {estadísticas para propietarios y cruces para demandantes}. Pero si un usuario trata de enviar manualmente un email al contacto no confirmado, le saltará un aviso de que este cliente no está confirmado, pero si insiste podrá hacer el envío

2. Envío de Newsletters - 

 En el caso de los Newsletter, si está bloqueado en las Opciones del Sistema no se enviarán los emails automáticos {saludos de cumpleaños} y si un usuario trata de enviar manualmente un email masivo a contactos no confirmados, los emails de los contactos no confirmados simplemente no aparecerán, permaneciendo únicamente los emails de los contactos confirmados.

3.  “Enviar el correo de confirmación automáticamente a los nuevos contactos” - hará que a cada vez que se dé de alta un nuevo Contacto {propietario, demandante o contacto general} se le envíe automáticamente un email solicitando que confirme si desea recibir emails y newsletters.

- Este email de confirmación también se puede enviar individualmente para cada contacto:

 a} Activando “Enviar confirmación al guardar”, en la ficha del contacto. Al darle a guardar se enviará automáticamente el email.

 b} Presionando el botón “Activar News” que se encuentra en la ficha del Contacto en el desplegable arriba de los campos “Móvil”, “Teléfono”, “Otro teléfono” y “Email”. Se enviará al contacto por email o por Whatsapp un enlace a la página donde podrá confirmar si desea o no recibir emails y newsletters.

Se enviará desde aquí un formulario : 

La plantilla de este email de confirmación se puede editar desde Ajustes > Plantillas Auto > RGPD Email.

En la plantilla “RGPD Página Confirmación” puedes editar los textos de la página en la que el cliente confirma si desea o no recibir emails y newsletters.

4. “Crear nuevos clientes con la opción Pendiente en el desplegable de Envío de propiedades por email. - activar esta opción hará que, por defecto, al crear nuevos Contactos la casilla “Envío de Propiedades” aparezca marcada como “Pendiente”.

5. “Crear nuevos clientes con la opción Pendiente en el desplegable de Newsletters.” - lo mismo que la opción anterior, pero en la casilla “Newsletter”.

6. “Deseo que a los clientes creados automáticamente procedentes de portales, se les asigne la opción Validado portal.” - hará que los Contactos creados automáticamente {que provienen de portales inmobiliarios o desde tu página web, si usas la web de Inmovilla} tengan por defecto marcada la opción “Validado desde portal” en la casilla “Envío de propiedades”, en la ficha del Contacto {no existe esta opción para Newsletters}.