Como podemos te ajudar?

📋 O que são os nossos Processos Automatizados?

Os processos constituem uma ferramenta fundamental que desenvolvemos para estabelecer pautas sistemáticas em relação a ações específicas. Trata-se de uma série de tarefas estruturadas que devemos cumprir, cada uma com o seu tempo limite correspondente. Neste caso, ao adicionarmos um processo, criará tarefas automáticas ou seguimentos a essa ação, com os seguimentos que tenham sido adicionados ao mesmo na configuração.

🎯 Vantagem Principal: Conseguimos automatização completa do fluxo de trabalho, assegurando que nenhuma tarefa importante se esquece e mantendo a consistência nos nossos processos operativos.

✅ Benefícios dos Processos Automatizados

• Consistência: Garantimos que todos seguem os mesmos procedimentos
• Eficiência: Eliminamos tarefas manuais repetitivas
• Rastreabilidade: Temos registo completo de todas as ações realizadas
• Prazos controlados: Cada tarefa tem o seu tempo definido
• Organização: Tudo aparece automaticamente na agenda

⚙️ Criação dos nossos Processos

Para criarmos um novo processo, vamos até ao menu Definições → Gestão → Processos dentro do CRM Inmovilla.

🔧 Configuração Inicial

• Atribuímos o nome descritivo que queremos ao processo
• Podemos associá-lo a uma ação específica mediante "Associar a uma ação"
• Selecionamos o tipo de implementação de tarefas que melhor se adapte

📌 Tipos de Configuração:
1. Todas as tarefas são implementadas individualmente na agenda segundo as suas datas programadas
2. Tipo checklist: implementamos uma única tarefa ativa mostrando-a a todo o grupo

💡 Flexibilidade: Podemos escolher entre ter cada tarefa separada na agenda ou agrupá-las todas numa lista de verificação, conforme as necessidades do nosso fluxo de trabalho.

🎛️ Configuração e Gestão de Tarefas

Desenvolvemos um exemplo prático: processo de "Oportunidade Registada". Selecionamos + Processo e associamos a ação "Oportunidade Registada". Quando for registada uma Oportunidade, teremos opções para vinculá-la ao processo automaticamente.

Também poderemos adicionar um tipo de seguimento "processo" sem o associar a uma ação. No momento em que o fizermos, vamos selecionar um dos processos que tenhamos configurados, e serão adicionadas as tarefas correspondentes do mesmo à ficha (Oportunidade, Imóvel ou Contacto) a partir dos seguimentos.

✅ Definição de Tarefas

Uma vez criado o processo, atribuímos as tarefas mediante o botão Nova Tarefa:

• Especificamos nome e descrição detalhada
• Configuramos se é sempre realizada pelo mesmo comercial
• Associamos com outras ações para estatísticas
• Estabelecemos momentos de início e demoras permitidas
• Opção de sincronização com calendário externo

🚀 Criação Direta desde a Agenda: Também podemos criar seguimentos tipo Processo diretamente a partir da nossa agenda, ao selecionarmos o tipo de seguimento e associarmos o processo que necessitamos.

📊 Gestão das Tarefas do Processo

• Realizar tarefas: Marcamos como concluídas à medida que as completamos
• Cancelar tarefas: Podemos cancelar tarefas que já não sejam necessárias
• Adiar tarefas: Modificamos datas se houver necessidade
• Ver histórico: Consultamos todas as tarefas realizadas
• Adicionar notas: Incluímos observações em cada tarefa

🔒 Controlo de Integridade: Uma vez confirmadas as tarefas do processo, estas ficam registadas de forma permanente, garantindo a rastreabilidade completa dos nossos procedimentos operativos.

⚡ Importante: Os processos automatizados não substituem a supervisão humana. Devemos sempre rever e ajustar os processos conforme as necessidades da nossa operação evoluem.