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Onde posso carregar documentos na Ficha de Oportunidade?
Guia: Gestão de Documentos
Sistema completo de gestão documental no Inmovilla
Sistema completo de gestão documental no Inmovilla
📁 Onde Podemos Carregar Documentos
Dentro da Ficha de Imóvel, Ficha de Oportunidade ou Ficha de Contacto existem diferentes secções onde podemos carregar documentos na Inmovilla.
⚡ 1. Acesso Rápido / Documentos
Podemos carregar (dentro de qualquer uma das fichas) documentos, imagens, etc. Estes documentos só são visíveis para os comerciais da agência, pelo que, se for partilhada alguma das fichas com outra agência, estes documentos não serão visíveis.
Encontramos estes documentos no Acesso Rápido/Documentos.
Localização da opção Documentos no Acesso Rápido
Ao acedermos à opção acima, vai abrir uma caixa. Será nessa caixa onde vamos carregar os documentos pretendidos, visualizar os mesmos, descarregar para o computador ou eliminar.
Caixa de gestão de documentos com todas as opções disponíveis
💡 Dica de Carregamento: Podemos carregar os documentos através da opção mencionada na imagem acima ou simplesmente arrastar os documentos desde o computador até esta caixa.
📄 2. Documentos em Dados de Venda
Podemos também carregar documentos (esta opção só funciona nas Fichas de Imóvel) através do botão de Documentos que se encontra na secção "Dados de Venda".
Esta opção serve, principalmente, para partilhar documentos exclusivos, como, por exemplo, Contratos de Exclusividade, já que a maioria dos Círculos MLS exigem documentos de exclusividade para poder partilhar um imóvel no círculo.
Botão de Documentos na secção Dados de Venda
NOTA: Só é permitido fazer carregamentos deste tipo de documentos se tivermos permissão para isso. Para verificar temos de ir às Definições > Utilizador em questão.
🏢 3. Documentos da Agência
Temos a opção "Documentos da Agência" no Menu Utilitários. Aqui podemos carregar documentos gerais importantes que sejam relevantes para toda a agência.
Acesso aos Documentos da Agência no Menu Utilitários
👤 4. Caixa de Documentos do Utilizador
Cada utilizador vai ter a sua própria caixa de Documentos. É só ir ao Painel de Utilizador.
Acesso ao Painel de Utilizador
🔐 Acesso Administrativo: Esta mesma caixa também vai estar acessível aos administradores que tenham permissão para aceder à secção de Gestão de Utilizadores (Definições > Utilizador em questão > Permissões Avançadas) onde poderão carregar qualquer documento útil de que necessitem para o partilhar com a caixa de documentos do comercial.
⚙️ O que Podemos Fazer na Secção Documentos
Nesta caixa podemos encontrar diferentes opções para gerir os nossos documentos de forma eficiente.
1️⃣ Modos de Visualização
Observamos nesta secção diferentes modalidades de pontos de vista para visualizar os nossos documentos.
Diferentes modos de visualização disponíveis
⚠️ Visualização de Documentos: Ao fazer clique duplo com o rato podemos visualizar o documento. Se não conseguimos fazer nenhuma ação, é possível que não tenhamos permissão para isso.
Interface de pré-visualização de documentos
👁️ Opções de Vista
- Lista: Podemos ver os documentos em formato de lista detalhada
- Ícones: Os documentos passam a ser visíveis em formato de ícones
2️⃣ Ordenação de Documentos
Nesta caixa também temos a opção de ordenar os documentos carregados por diferentes critérios.
Menu de ordenação de documentos
📊 Critérios de Ordenação
- Tipo de documento
- Nome
- Tamanho
- Proprietário
- Data
3️⃣ Criar Pastas
Temos a opção de criar pastas para podermos administrar documentos de forma organizada e estruturada.
Opção para criar novas pastas de organização
4️⃣ Ações sobre Documentos
Ao selecionarmos o documento também temos várias opções disponíveis para gerir o mesmo.
🔧 Ações Disponíveis
- Alterar o nome
- Enviar por e-mail
- Assinar o documento (PDF)
- Descarregar para o computador
- Eliminar documento
5️⃣ Pré-visualização e Gestão Avançada
Podemos pré-visualizar um documento ao fazer duplo clique sobre o mesmo. Ao abrir podemos mudar o nome do documento, transferi-lo ou atribuir etiquetas que nos vão ajudar a localizá-lo de forma mais fácil na barra de pesquisa que aparece na caixa dos documentos.
Interface de gestão avançada com etiquetas e opções adicionais
🏷️ Sistema de Etiquetas: O uso de etiquetas é especialmente útil para categorizar e encontrar rapidamente documentos específicos através da função de pesquisa.
📂 Gestão Documental Completa
Com o sistema de gestão de documentos do Inmovilla, conseguimos organizar, partilhar e gerir toda a documentação da nossa atividade imobiliária de forma eficiente, mantendo tudo centralizado e acessível quando necessário.