Como podemos te ajudar?

🛡️ Para que serve a gestão do RGPD na nossa Agência?

Devido à mudança na Lei de Proteção de Dados, todas as agências devem ter a confirmação, por parte do cliente, o RGPD aceite para o envio de informações.

📌 Importante: A gestão do RGPD no Inmovilla afeta diretamente os envios dos e-mails. Para gerir o RGPD precisamos lidar com 3 variáveis fundamentais.

🔐 Variáveis do Sistema RGPD

• 1. A confirmação de cada contacto (se ele aceita ou não receber e-mails)
• 2. As permissões/autorizações de cada utilizador (na altura de se enviar e-mails)
• 3. As permissões/autorizações para toda a agência

📧 E-mails individuais: No Inmovilla podemos enviar e-mails diretamente ao cliente de forma manual e automática. Ao guardarmos as leads de maneira automática, estas recebem no seu endereço de e-mail imóveis, questionários, lembretes de visita, etc.

⚠️ Atenção: Se tivermos a opção "Enviar automaticamente email de confirmação a novos contactos" e "Enviar apenas a Validados" ativa, o cliente receberá primeiro o RGPD para aceitar antes de qualquer envio automático.

📰 Newsletter: No Inmovilla podemos enviar Newsletters. Estas incluem envios em massa (qualquer e-mail com mais de 1 destinatário). Estes são e-mails que não estão diretamente relacionados ao serviço solicitado pelo cliente, geralmente para fins de Marketing.

⚖️ Responsabilidade Legal: Se um contacto não cumprir as condições estabelecidas, este envio não será efetuado para proteger a nossa agência de reclamações legais devido ao RGPD.

⚙️ Como configurar as permissões para cada secção de acordo com o RGPD?

De acordo com o RGPD, para que possamos enviar e-mails a um Contacto sem que esta pessoa possa fazer uma reclamação legal à nossa agência imobiliária, é necessário que exista algum documento que comprove que esta pessoa aceitou previamente o envio de e-mails.

📋 Contrato com Inmovilla: Segundo o contrato assinado com o Inmovilla, a agência imobiliária é responsável pelo tratamento de dados dos próprios clientes e o Inmovilla é apenas o responsável pelo tratamento destes dados como suporte de software de gestão.

✅ Confirmação para cada contacto

Esta confirmação por parte do Contacto pode ser física (um documento assinado) ou digital. Esta confirmação deve ser feita por cada endereço de e-mail, não por cada pessoa. Se um contacto altera o endereço de e-mail, será necessário confirmar novamente.

• ✕ 1. Rejeitado - Cliente respondeu que não deseja receber e-mails
• ✓ 2. Validado Escritório - Utilizador marcou manualmente que tem confirmação
• ✓ 3. Validado Cliente - Cliente respondeu diretamente ao e-mail de confirmação
• ✓ 4. Validado Portal - Contacto chegou através de portal imobiliário
• ? 5. Pendente - Não há informação sobre este contacto

🔍 Registo Digital: O Inmovilla mantém um registo digital da data, hora e IP a partir do qual a confirmação foi efetuada. Este registo pode ser visualizado ao clicar no botão (...) na secção RGPD na Ficha do Contacto.

🌐 Validado Portal: Esta opção pode ser ativada automaticamente cada vez que um contacto chegue através de um portal imobiliário. Para ativar automaticamente, deve ir a Definições > Opções > RGPD e marcar a opção correspondente.

👤 Permissões/autorizações para cada utilizador

É gerido através do menu Definições > Opções > Utilizador em questão > Permissões avançadas.

🚫 "Não enviar emails para clientes sem confirmar": Ao ativar esta opção, este utilizador específico somente poderá enviar e-mails a clientes que tenham confirmado que pretendem receber e-mails, mesmo que a Agência tenha permissão para enviar e-mails a contactos pendentes.

🏢 Permissões/autorizações para toda a agência

É gerido através do menu Definições > Opções > RGPD. Deve-se definir em separado as opções para "Envio de e-mails" (e-mails individuais) e para "Newsletters".

📋 Opções de Configuração

• 1. Envio de e-mails: Afeta os e-mails individuais. Permite enviar e-mails aos "estados pendentes"
• 2. Envio de Newsletters: Afeta o envio das newsletters em massa
• 3. Envio automático de confirmação: Assegura que cada novo contacto receba automaticamente um e-mail de confirmação RGPD
• 4. Validados e Pendentes: Permite envio para contactos ainda pendentes de confirmação
• 5. WhatsApp: Configuração similar para envios via WhatsApp
• 6. Newsletter com mesma configuração: Utiliza as mesmas definições dos e-mails individuais

📤 Envio Manual de RGPD: Podemos enviar o e-mail de confirmação RGPD individualmente para cada contacto através de "Ações" na ficha do contacto, tanto por e-mail como por WhatsApp.

✏️ Personalização: O modelo do email de confirmação enviado pode ser editado no menu Definições > Modelos Automáticos > "RGPD Email" e no modelo "RGPD Página de Confirmação" é possível alterar o texto da página de confirmação.